Aspectos a considerar para la KM

El Comité Europeo de Normalización (CEN) sugiere que las organizaciones establezcan un marco de referencia para la implementación de la GC con el objetivo de facilitar la comprensión de este proceso y mostrar el valor del mismo. Existe un marco de referencia genérico que define de forma los actores principales de un programa de KM. Aborda las cuestiones de KM más importantes para todo tipo de organización que desee mejorar su desempeño mediante el uso óptimo del conocimiento que reside en ellas, dejando un margen para la iniciativa considerando que no todas son iguales.

Razón de ser de la organización: Primera parte del marco de referencia, Debe estar en el centro de cualquier iniciativa de KM. Esto representan el contexto organizacional en que el que se aplica conocimiento de carácter crítico debido a su grado de importancia, como es el caso de conocimiento sobre los productos y servicios, los clientes y la tecnología. Estos se convierten en ínter organizacionales en la medida en que las organizaciones operen en redes con clientes, socios y suministradores.

Cinco actividades principales de la GC: Segunda parte del marco de referencia, identificar, crear, almacenar, compartir y usar el conocimiento. Este ciclo se considera como un proceso integrado que apoya los procesos del negocio más amplios. Su integración y desempeño dentro de la organización debe ser apoyado por métodos y herramientas de KM apropiados.

1. Identificar el Conocimiento: En este paso las organizaciones deben pensar qué es lo que quieren lograr y el conocimiento que necesitan para ello. Se debe incluir un análisis enfocado a identificar los gaps o brechas para identificar el conocimiento que no se ha adquirido (sea tácito o implícito) a todos los niveles (estratégico, funcional, de procesos, personal, etc.). Puntos de referencia a tener en cuenta los constituyen los requerimientos de los clientes, los pasos de los procesos, salidas de procesos que agregan valor. Las técnicas más utilizadas en la identificación del conocimiento son: tormenta de ideas, retroalimentación con los clientes, etc.…
2. Adquirir el conocimiento: La empresa puede adquirir el conocimiento en múltiples mercados, pero debe distinguir entre adquirir conocimiento que se pueda utilizar directamente y aquel que puede ser útil en el futuro.
3. Crear Conocimiento: Descubrir como se crea el conocimiento en la organización, teniendo en cuenta los individuos y los grupos. Considerar el flujo de ideas en procesos de innovación y mejora, por ejemplo, en la creación de nuevos productos y servicios.
4. Almacenar el Conocimiento: Este paso es significativo en la construcción de activos de conocimiento, puesto que el conocimiento debe incorporarse a la organización para facilitar su re-utilización. Este efecto se atenuará en gran medida si la organización fue capaz de almacenar el conocimiento (procedimientos, manuales, mejores prácticas, sugerencias a proyectos ejecutados, etc.) de esos expertos, facilitándose su transferencia a otros.
5. Compartir el Conocimiento: El objetivo de esta etapa está dirigido a transferir el conocimiento al lugar donde se necesita, en el momento adecuado y con la calidad requerida. Se puede compartir mediante el registro en bases de datos, o distribuirlo en documentos. El conocimiento se distribuye para que otras personas puedan encontrarlo y lo utilicen en procesos que añadan valor. La mayoría del conocimiento se transmite de mejor forma de persona a persona mediante la colaboración, talleres, aprendizaje en el trabajo diario, etc. Las herramientas que facilitan este proceso son: Internet, Intranet, bases de datos, comunidades de práctica, rotación de puestos de trabajo, seminarios, cursos, etc.
6. Utilizar el Conocimiento: El conocimiento añade valor solamente cuando se utiliza en la organización. El exceso de conocimiento no se utiliza a plenitud, por ello es importante asegurarse de que las actividades que se realizaron previamente se ejecutaron de forma correcta. Utilizar el conocimiento determina las necesidades de la organización a este respecto y debe servir como referencia para la creación, almacenamiento y las formas de compartir conocimiento. Es posible que se descubran otras brechas cuando se aplica el conocimiento, por ello el proceso global de KM debe realizarse de forma continua para asegurar que se integra a la iniciativa KM.

Facilitadores: Constituyen la tercera parte del marco de referencia, incluyendo dos categorías principales denominadas conocimiento organizacional y conocimiento personal, complementándose una a otra. Constituyen los facilitadores de las actividades del conocimiento descritas anteriormente.

Las investigaciones empíricas y la experiencia práctica muestran que las cuestiones más importantes que se tienen en cuenta en el momento de realizar una iniciativa de GC son:

1. Describir como se utiliza el conocimiento.
2. Realizar cambios culturales para implementar la KM.
3. Reducir la complejidad.
4. Diseñar una solución de KM.

Las actividades básicas de la KM están relacionadas a diferentes campos del saber. Los especialistas en estos temas definen varias actividades que integran el "ciclo de vida del conocimiento" o la "cadena del valor del conocimiento"; siendo las más generales las destinadas a identificar, crear, almacenar, compartir y utilizar el conocimiento. Las organizaciones pueden incluir otras actividades, como es el caso de filtrar y seleccionar el conocimiento.

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Referencia:

Plan de Gestión del Conocimiento
Implementación de la Gestión del Conocimiento en la empresa

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