Estructura del KMS

La estructura del KMS viene dada por el conjunto de funciones y relaciones que determinan formalmente las responsabilidades de cada elemento del sistema (especialización), así como las funciones de cada uno de los elementos (formalización) y los modos de colaboración que deben existir entre ellos (coordinación). A través de la estructura se delega poder a tales elementos y se establecen los mecanismos de trabajo necesarios para garantizar la coherencia y la convergencia de las acciones emprendidas.

En la  siguiente tabla se resume una lista de verbos claves, indicadores de las funciones consideradas como más importantes para el KMS. La lista ha sido elaborada a partir de entrevistas con Directores de Institutos, y del Benchmarking desarrollado por la firma consultora Arthur Andersen y el Centro Americano para el Estudio de la Productividad y la Calidad.

 Una vez identificados los verbos que describen las funciones principales del KMS, el próximo paso es el de ordenarlos en una secuencia lógica con la finalidad de visualizar la estructura organizacional del mismo. El siguiente grafico muestra la secuencia resultante. De ella se derivan tres bloques conectados internamente y entre sí mediante flechas que indican la relación que debe existir entre ellos. 

Cada bloque es equivalente a un Subsistema y representa un área específica de actividad relacionada con los procesos de gestión del conocimiento. Los tres subsistemas son, ordenados de izquierda a derecha, el de vigilancia, el de generación de conocimientos y el de transferencia. Las características de cada uno de ellos se describe en el recuadro siguiente:

1. El Subsistema de Vigilancia: Este subsistema incluye las funciones de observación, identificación y almacenamiento. Es decir, está vinculado al proceso de sistematización de los datos, información y conocimientos que conforman el repositorio del KMS.
2. El Subsistema Generador de Conocimientos: Este subsistema incluye las actividades de creación, adaptación y codificación de conocimientos. Se relaciona con los procesos de utilización del capital intelectual del Instituto para generar las soluciones de mayor valor añadido para las empresas.
3. El Subsistema de Transferencia: Este subsistema, incluye las funciones de aplicar, conectar y compartir los conocimientos generados. Se relaciona con la creación de los procesos y procedimientos que facilitan la utilización de los conocimientos del IT por las empresas clientes.

Hemos visto que los soportes fundamentales de la gestión del conocimiento son las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC), afectan apreciablemente a lo estructura del KMS. Las TI proveen el espacio que asegura la conectividad y posibilita las interacciones en el espacio mental compartido. Para ello se basa en los tres modos de relación sugeridos por el siguiente grafico (McKena, 1997, p.112).

La INTRANET facilita la protección y permite los enlaces que dan lugar a los intercambios de conocimientos y a la interacción entre los diferentes recursos del Instituto; la EXTRANET permite establecer la red de relaciones con las empresas y otras organizaciones de I+D directamente involucradas en los procesos de conversión del conocimiento tácito a explícito; y la INTERNET abre las posibilidades de acceso global a una vasta fuente de datos, información y conocimientos utilizables por los usuarios del SGC.

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