La selección de las herramientas descritas debe ser valorada a partir de tres perspectivas que influyen en su futuro éxito, siendo estas las Personas, la Organización y la Tecnología. Seguidamente se describen algunas de las más populares, tratándose también algunas que no se incluyeron, pero que evidencian la utilidad de combinar las tres perspectivas mencionadas:
Lecciones aprendidas.
Muchos proyectos terminan sin una evaluación de su éxito o fracaso; ocasionando la pérdida de información valiosa que puede ser crucial para su seguimiento. La solución de GC conocida bajo el nombre de "Lecciones aprendidas" facilita una evaluación sistemática de un proyecto determinado respondiendo varias preguntas durante las diferentes etapas, por ejemplo:
- ¿Qué se hizo bien?
- ¿Qué no se hizo bien?¿Por qué?
- ¿Qué podría mejorarse?
- ¿Qué deberíamos mantener en el futuro?
Este tipo de evaluación beneficia tanto a los miembros del equipo como otros colegas; por ello las lecciones aprendidas deben transferirse a otros equipos de proyecto. Esto se puede lograr mediante su publicación en una base de datos diseñada al efecto o en la Intranet corporativa.
Gestor del Conocimiento.
El Gestor del Conocimiento es el responsable de organizar la información y el flujo del conocimiento dentro de la empresa; ya que es quien domina la perspectiva general de los procesos de GC, especialmente si identifica, selecciona, distribuye, almacena y mantiene actualizado el conocimiento. Los Gestores del Conocimiento no deben realizar la totalidad de estas tareas, sino motivar a sus colegas a que colaboren con la iniciativa; por ello el Gestor del Conocimiento es también un Gestor del Cambio.
Administración de Documentos.
La información que las personas necesitan para su trabajo diario se encuentra generalmente en documentos u otros objetos (gráficos, fotografías, videos). La Administración de Documentos trata de proveer soluciones para procesar, almacenar, cambiar, administrar, buscar y borrar documentos. Es de suma importancia tener disponibles de forma más eficiente la información y el conocimiento contenido en documentos para que puedan ser consultados con el mínimo esfuerzo.
Centros de Información.
Los centros de información soportan la transferencia e intercambio de conocimiento entre colegas de diferentes departamentos y niveles jerárquicos. Ya sean formales o informales, deben estar diseñados apropiadamente para jugar el papel de "puntos de reunión" donde se intercambie conocimiento, por ejemplo, lugares donde el personal se reúne para recesar, terminales decomputadoras, boletines de noticias de la dirección u otros departamentos. Los centros de información fomentan las interacciones, intercambios de información, intercambios de puntos de vista; en pocas palabras, pueden ser descritos como sitios de intercambio de conocimiento.
Páginas Amarillas.
Los localizadores de expertos (ej., Páginas Amarillas), son instrumentos para identificar las fuentes de conocimiento dentro de una organización. Al mismo tiempo muestran el conocimiento que está presente en la actualidad y el que debe ser adquirido externamente. Puede encontrarse en directorios externos que recopilen la experiencia, competencias, experiencias, etc., de los empleados de la organización. Por ejemplo, pueden encontrarse en forma de organigramas organizacionales extendidos o simples directorios telefónicos.
Uso del Conocimiento de los Clientes.
Puede encontrarse bajo varias formas. De una parte describe la adquisición y uso sistemáticos del conocimiento acerca de los clientes que ya están presentes en la organización (ej., a través de la evaluación de los reportes de ventas, quejas, etc.) mientras que por otra parte denota la integración efectiva de los clientes en el desarrollo de nuevos productos o procesos mejorados. Ambos casos proveen conocimiento de gran valor que no puede ser generado dentro de la organización.
Soporte integrado con las Tecnologías de la Información (TI).
La información puede ser almacenada, distribuida, combinada o manipulada con herramientas soportadas por las TI; por ello las TI juegan un papel importantísimo en la GC. A menudo existen gaps entre la integración de las TI; por ejemplo, la utilización no integrada de herramientas para correo electrónico, bases de datos de los clientes, y para escribir ordenes u ofertas. Las personas deben estar convencidas y entrenadas para lograr los mayores beneficios posibles a través de las herramientas TI a su disposición.
Capturar y usar el conocimiento de expertos que salen de la organización.
Cuando las personas con experiencia dejan la empresa, (por ejemplo, las que se retiran), su conocimiento y experiencia también se van, constituyendo una pérdida para la organización a no ser que se tomen medidas oportunas. Algunas opciones están disponibles, por ejemplo, la persona que se retira y la que ha sido seleccionada para ocupar su puesto podrían trabajar juntas por algún tiempo (siguiendo el modelo tutor – aprendiz), o el experto que se retira podría ser recontratado como consultor a tiempo parcial. En cada caso es importante analizar la forma en que el conocimiento se asegura y se transfiere.
Frase de Reflexión:
"Una herramienta sólo tiene éxito si los usuarios son exitosos con la herramienta"
Hahn y Subramani
Continúen visitando y conociendo nuestro blog. Deje su comentario al final de esta publicación.
